Ab dem 01.01.2027 wird es ernst
Die größte Gefahr bei der E-Rechnung ist nicht das Bußgeld. Die eigentlichen Risiken liegen im möglichen Verlust des Vorsteuerabzugs, in Feststellungen bei Betriebsprüfungen, in steuerlichen Nachzahlungen sowie in unnötigen Prozesskosten.
Für viele Unternehmen wird die E-Rechnung ab dem 01.01.2027 verpflichtend. Maßgeblich ist dabei der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Liegt dieser über 800.000 Euro, müssen Rechnungen an andere Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Unternehmen mit einem Umsatz von höchstens 800.000 Euro profitieren noch von einer Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Viele Unternehmer übersehen dabei, dass die Empfangspflicht bereits seit 2025 besteht. Unternehmen sollten daher schon heute in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, anzuzeigen und rechtssicher zu archivieren.
Die E-Rechnung ist jedoch weit mehr als ein neues Rechnungsformat. Sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen empfangen, prüfen, freigeben, archivieren und für ihre Geschäftsprozesse nutzen. Wer die Einführung lediglich als steuerliche Pflicht betrachtet, verschenkt erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können. In Deutschland sind insbesondere folgende Formate relevant:
- XRechnung
- ZUGFeRD
- zukünftige europäische Formate nach EN 16931
Der entscheidende Unterschied:
- Eine PDF wird hauptsächlich von Menschen gelesen.
- Eine E-Rechnung kann direkt durch Software verarbeitet werden.
Eine E-Rechnung ist somit ein strukturierter Datensatz. Sie kann zusätzlich als PDF dargestellt werden, muss es jedoch nicht. Genau darin liegt das Potenzial für durchgängige digitale Prozesse und Automatisierung.
1. Datenschutz und Informationssicherheit
Das Muss
Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Rechnungen enthalten regelmäßig:
- Namen
- Adressen
- Bankverbindungen
- Mitarbeiterdaten
- Leistungsnachweise
- Vertragsinformationen
Damit handelt es sich häufig um personenbezogene oder vertrauliche Geschäftsdaten.
Die Tätigkeit
Unternehmen sollten:
- digitale Rechnungsarchive absichern
- Zugriffsrechte klar definieren
- Rechnungen verschlüsselt übertragen
- regelmäßige Datensicherungen durchführen
- Aufbewahrungs- und Löschfristen festlegen
- die Verarbeitung im Datenschutzkonzept dokumentieren
Besonders kritisch ist die noch immer weit verbreitete Ablage von Rechnungen in persönlichen E-Mail-Postfächern oder unstrukturierten Netzlaufwerken. Mit steigenden Mengen elektronischer Rechnungen wird diese Praxis schnell zum Risiko.
Die Konsequenz
Bei Datenschutzverletzungen drohen:
- Bußgelder nach DSGVO
- Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden
- Reputationsschäden
- erhöhte Haftungsrisiken
2. Eingehende E-Rechnungen effizient nutzen
Das Muss
E-Rechnungen müssen empfangen, geprüft, freigegeben und archiviert werden.
Die Tätigkeit
Die eigentliche Chance liegt in der Automatisierung.
Moderne Systeme können:
- Lieferanten automatisch erkennen
- Rechnungsnummern übernehmen
- Kostenstellen zuordnen
- Freigabeprozesse starten
- Zahlungen vorbereiten
- Buchungssätze erzeugen
Dadurch entfällt ein erheblicher Teil der manuellen Dateneingabe. Gleichzeitig sinken Fehlerquoten und die Transparenz steigt.
Unternehmen sollten zudem bestehende OCR-Prozesse kritisch hinterfragen. Wer heute PDF-Rechnungen einscannt, per OCR ausliest und anschließend weiterverarbeitet, sollte prüfen, ob dieser Zwischenschritt künftig überhaupt noch erforderlich ist. Die strukturierte E-Rechnung liefert die Informationen bereits in digitaler Form.
Die Konsequenz
Wer E-Rechnungen lediglich ausdruckt oder in PDF-Dateien umwandelt, verzichtet auf ihren größten Nutzen.
Die Folgen sind:
- unnötige Personalkosten
- längere Bearbeitungszeiten
- höheres Fehlerrisiko
- geringere Transparenz
- verschenkte Automatisierungspotenziale
3. Reisekosten, Tanken und Bewirtungen
Das Muss
Auch nach Einführung der E-Rechnung wird es weiterhin Belege geben, die nicht als E-Rechnung vorliegen.
Insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Tankbelege, Parktickets oder Bewirtungsbelege fallen regelmäßig unter Ausnahmeregelungen. Unternehmen benötigen daher weiterhin einen klaren Prozess für die digitale Erfassung, Prüfung und Archivierung dieser Belege.
Die E-Rechnung ersetzt das Belegmanagement nicht, sondern erweitert es um strukturierte und automatisierbare Rechnungsdaten.
Die Tätigkeit
Unternehmen sollten verbindlich festlegen:
- wie Tankbelege eingereicht werden
- wie Hotelrechnungen verarbeitet werden
- wie Bewirtungsbelege ergänzt werden
- welche Nachweise bei Geschäftsreisen erforderlich sind
Bei Bewirtungen sind weiterhin Angaben zum geschäftlichen Anlass und zu den teilnehmenden Personen erforderlich.
Der strukturierte Rechnungsempfang sollte daher immer mit einem digitalen Belegmanagement kombiniert werden.
Die Konsequenz
Fehlende Nachweise können führen zu:
- Kürzungen bei Betriebsausgaben
- Verlust des Vorsteuerabzugs
- Feststellungen bei Betriebsprüfungen
4. Privat bezahlte Geschäftsausgaben
Das Muss
Auch bei privat bezahlten Geschäftsausgaben müssen die steuerlichen Nachweise vollständig und nachvollziehbar vorliegen.
Typische Beispiele sind:
- Mobilfunkverträge
- Software-Abonnements
- Cloud-Dienste
- Webhosting
- Online-Werbung
- Domains
Die Tätigkeit
Unternehmen sollten klare Regeln definieren.
Variante 1: Firmenvertrag
Der beste Weg ist die direkte Abrechnung über das Unternehmen.
Variante 2: Private Vorauslage
Wenn Mitarbeitende oder Geschäftsführer zunächst privat bezahlen:
- Rechnung auf das Unternehmen ausstellen lassen
- Zahlungsnachweise sichern
- einen geregelten Erstattungsprozess etablieren
- eine revisionssichere digitale Ablage gewährleisten
Besonders kritisch sind wiederkehrende Online-Abonnements. Hier fehlen bei Betriebsprüfungen häufig:
- Rechnungen
- Vertragsunterlagen
- Leistungsnachweise
Die Konsequenz
Mögliche Folgen sind:
- Aberkennung des Vorsteuerabzugs
- Nichtanerkennung von Betriebsausgaben
- Steuernachzahlungen
- zusätzliche Zinsen
5. Archivierung und Aufbewahrung
Das Muss
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.
Dabei genügt es künftig nicht, lediglich eine PDF-Datei zu speichern. Die originale E-Rechnung einschließlich ihrer strukturierten Daten muss erhalten bleiben.
Die Tätigkeit
Unternehmen sollten:
- ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem einsetzen
- eine unveränderbare Archivierung sicherstellen
- Zugriffe dokumentieren
- Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzepte etablieren
Die Konsequenz
Fehlt eine ordnungsgemäße Archivierung, kann dies zu Beanstandungen der Buchführung führen.
Im Extremfall drohen:
- Hinzuschätzungen
- Mehrsteuern
- erheblicher Prüfungs- und Dokumentationsaufwand
Die eigentliche Frage lautet nicht:
„Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?“
Sondern:
„Wie nutze ich die E-Rechnung als Einstieg in vollständig digitale, effiziente und sichere Geschäftsprozesse?“
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine steuerliche Pflicht. Sie bietet Unternehmen die Chance, veraltete Abläufe zu modernisieren, Medienbrüche zu beseitigen und Verwaltungsaufwand dauerhaft zu reduzieren.
Wer bereits heute seine Prozesse rund um Rechnungseingang, Belegmanagement, Datenschutz, Archivierung und interne Freigaben überprüft, wird von der E-Rechnung langfristig profitieren. Der größte Nutzen entsteht nicht durch das neue Format selbst, sondern durch die konsequente Digitalisierung der dahinterliegenden Prozesse.
Sprechen Sie uns an: berater@keil-group.de; Stichwort: E-Rechnung
Dieser Text wurde mit Unterstützung einer KI erstellt.
