KI im Unternehmen: Die nächste Entwicklungsstufe hat kaum jemand auf dem Schirm
In den vergangenen Monaten habe ich bei vielen Kunden über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz gesprochen. Dabei fällt mir immer wieder das gleiche Muster auf.
Die Nutzung von KI findet bereits statt. Oft sogar überraschend intensiv. Allerdings erfolgt sie in den meisten Unternehmen dezentral, individuell und weitgehend ungesteuert.
Mitarbeiter nutzen ChatGPT, Copilot oder andere KI-Anwendungen aus eigenem Antrieb heraus. Jeder sammelt eigene Erfahrungen, entwickelt eigene Vorgehensweisen und erzielt teilweise beeindruckende Ergebnisse.
Doch je mehr Gespräche ich führe, desto deutlicher wird für mich eine Beobachtung:
Die Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit der Nutzung von KI. Kaum jemand beschäftigt sich mit der systematischen Verwaltung der KI-Nutzung.
Reifestufe 1: Individuelle Nutzung
Die erste Stufe sehe ich heute nahezu überall.
Einige Mitarbeiter nutzen KI täglich, andere kaum oder gar nicht. Die Vorgehensweise hängt stark von der persönlichen Motivation und den individuellen Kenntnissen ab.
Dadurch entstehen erste Effizienzgewinne, aber auch sehr unterschiedliche Arbeitsweisen.
Das Unternehmen weiß häufig nicht,
- welche KI-Systeme tatsächlich genutzt werden,
- für welche Aufgaben sie eingesetzt werden,
- welche Ergebnisse damit erzielt werden und
- wie stark einzelne Prozesse bereits von KI abhängig sind.
Auf den ersten Blick wirkt diese Entwicklung positiv. Mitarbeiter erledigen Aufgaben schneller, erstellen Texte effizienter oder recherchieren Informationen in kürzerer Zeit. Der daraus entstehende Nutzen bleibt jedoch häufig beim einzelnen Mitarbeiter.
Für das Unternehmen ist dagegen entscheidend, ob aus den individuellen Produktivitätsgewinnen auch ein organisatorischer Effizienzgewinn entsteht.
Solange jeder Mitarbeiter KI auf seine eigene Weise nutzt, entstehen zwar persönliche Arbeitserleichterungen, aber keine standardisierten Prozesse. Die erzielten Ergebnisse sind weder reproduzierbar noch auf andere Mitarbeiter übertragbar. Damit bleibt ein erheblicher Teil des wirtschaftlichen Potenzials ungenutzt.
Reifestufe 2: Workshops und KI-Richtlinien
Die nächste Stufe begegnet mir ebenfalls regelmäßig.
Unternehmen führen Workshops durch, sensibilisieren ihre Mitarbeiter und erstellen KI-Richtlinien.
Das ist ein wichtiger Schritt. Die Mitarbeiter lernen die Möglichkeiten kennen und erhalten klare Vorgaben, insbesondere zum Umgang mit vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten.
Typische Inhalte solcher Richtlinien sind:
- Keine vertraulichen Informationen in öffentliche KI-Systeme eingeben
- Keine personenbezogenen Daten verarbeiten
- Ergebnisse vor der Verwendung prüfen
- Unternehmensinteressen schützen
- Urheber- und Nutzungsrechte beachten
Allerdings bleibt die Betrachtung häufig auf dieser Ebene stehen.
Die zentrale Frage lautet dann:
“Was dürfen wir nicht in die KI eingeben?”
Die aus meiner Sicht viel wichtigere Frage lautet jedoch:
“Wie soll KI in unserem Unternehmen überhaupt eingesetzt werden?”
Reifestufe 3: Geregelter KI-Einsatz führt zu Kosteneinsparung
Die Reifestufe, die ich bisher noch nicht gesehen habe
Bei keinem Unternehmen, das ich bisher besucht habe, habe ich die nächste Entwicklungsstufe vorgefunden.
Dabei wird genau diese Stufe über die Zukunftsfähigkeit des KI-Einsatzes entscheiden.
Sobald KI-Agents, automatisierte Workflows und unternehmenseigene Wissenssysteme entstehen, reicht eine allgemeine Richtlinie nicht mehr aus.
Dann müssen Unternehmen festlegen:
- welche KI-Systeme freigegeben sind
- welche Agents verwendet werden dürfen
- welche Datenquellen angebunden werden
- welche Prompt-Vorlagen verbindlich sind
- wer Änderungen freigibt
- wie Aktualisierungen erfolgen
- wie die Nutzung dokumentiert wird
- wie sichergestellt wird, dass Mitarbeiter in vergleichbaren Funktionen auch vergleichbar arbeiten
Anders formuliert:
Das Unternehmen muss nicht mehr die KI verwalten, sondern die Nutzung der KI.
Der eigentliche Hebel liegt nicht in der Technologie
In nahezu jedem Kundengespräch wird über die Möglichkeiten der KI gesprochen: bessere Texte, schnellere Analysen, automatisierte Antworten oder intelligente Assistenten.
Der entscheidende Punkt wird dabei häufig übersehen.
Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht durch die Technologie selbst, sondern durch ihre einheitliche Anwendung im Unternehmen.
Wenn ein Mitarbeiter einen Bericht statt in zwei Stunden in einer Stunde erstellt, ist das zunächst ein persönlicher Produktivitätsgewinn. Das Unternehmen profitiert erst dann nachhaltig, wenn diese Vorgehensweise dokumentiert, standardisiert und von allen vergleichbaren Funktionen genutzt wird.
Genau hier liegt der Unterschied zwischen einem KI-Werkzeug und einem KI-gestützten Unternehmensprozess.
Erst wenn bewährte Prompts, Agents, Wissensquellen und Arbeitsabläufe zentral bereitgestellt, gepflegt und weiterentwickelt werden, entstehen Skaleneffekte. Dann wird aus dem Wissen einzelner Mitarbeiter Unternehmenswissen. Und erst dann lassen sich Kosten dauerhaft reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Qualitätsstandards vereinheitlichen.
Andernfalls besteht die Gefahr, dass KI zwar die Arbeit erleichtert, die Organisation als Ganzes jedoch kaum effizienter wird.
Das Überraschende: Die Lösung ist längst vorhanden
Interessanterweise verfügen die meisten Unternehmen bereits über genau die Mechanismen, die hierfür benötigt werden.
Wer nach ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 50001 oder anderen Managementnormen arbeitet, kennt das Thema „dokumentierte Information“.
Dokumente werden erstellt, geprüft, freigegeben, verteilt, aktualisiert und archiviert. Es wird geregelt, wer Änderungen vornehmen darf und welche Version gültig ist.
Genau dieselbe Logik wird künftig auch für KI-Anwendungen benötigt.
Prompt-Bibliotheken, Agent-Konfigurationen, Wissensquellen, Rollenbeschreibungen und Anwendungsregeln werden zu dokumentierten Informationen, deren Nutzung gelenkt werden muss.
Die meisten Unternehmen besitzen die dafür notwendigen Strukturen bereits. Sie erkennen nur noch nicht, dass diese Strukturen zukünftig auch auf den KI-Einsatz angewendet werden müssen.
Das fehlende Bewusstsein
In meinen Kundengesprächen stelle ich fest, dass die meisten Unternehmen die organisatorischen Voraussetzungen bereits geschaffen haben.
Was fehlt, ist das Bewusstsein dafür, dass KI kein reines IT-Thema ist.
Es handelt sich vielmehr um ein Thema der Organisation, Standardisierung und Unternehmenssteuerung.
Viele Entscheider diskutieren aktuell noch darüber, welche KI sie einsetzen möchten.
Die eigentliche Managementfrage lautet jedoch:
Wie stellen wir sicher, dass 20, 50 oder 500 Mitarbeiter die KI entsprechend den Vorgaben des Unternehmens nutzen und nicht jeder auf seine eigene Weise?
Denn nur dann entstehen nachvollziehbare Prozesse, vergleichbare Ergebnisse und messbare wirtschaftliche Vorteile.
Fazit
Aus meinen Kundenterminen nehme ich derzeit eine klare Entwicklung wahr:
Die individuelle Nutzung von KI ist angekommen. Workshops und KI-Richtlinien werden zunehmend eingeführt. Die systematische Steuerung der KI-Nutzung existiert dagegen praktisch noch nicht.
Viele Unternehmen konzentrieren sich derzeit auf die Frage, wie ihre Mitarbeiter KI nutzen können.
Aus meinen Gesprächen mit Kunden halte ich jedoch eine andere Frage für wesentlich wichtiger:
Wie gelingt es, aus individuellen Produktivitätsgewinnen einen messbaren Effizienzgewinn für das gesamte Unternehmen zu machen?
Die Antwort liegt nicht in neuen KI-Modellen oder zusätzlichen Schulungen. Die Antwort liegt in der systematischen Steuerung der KI-Nutzung.
Erst wenn die Nutzung von KI ebenso gelenkt wird wie andere Unternehmensprozesse, entstehen reproduzierbare Ergebnisse, einheitliche Arbeitsweisen und nachhaltige Kostenvorteile.
Genau diese Entwicklungsstufe habe ich bislang bei keinem Unternehmen vorgefunden. Ich bin jedoch überzeugt, dass sie in den kommenden Jahren zu einem wesentlichen Wettbewerbsvorteil werden wird.
Die Zukunft gehört nicht den Unternehmen, die KI einsetzen. Die Zukunft gehört den Unternehmen, die den Einsatz von KI beherrschen.
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Der Text wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
