Im Rahmen von Kündigungsschutzklagen wird zunehmend eine Betroffenenauskunft gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angefordert. Dies hat einen deutlichen Mehraufwand beim Unternehmen zum Ziel. Es wird häufig angeführt, dass auf die Beantwortung verzichtet werden kann, wenn es vor einem bestimmten Termin zu einer Einigung kommt.
Rechtliche Grundlage und Anwaltliche Vertretung
Ein Anwalt darf eine Betroffenenauskunft im Namen seines Mandanten anfordern, sofern er über eine entsprechende Vollmacht verfügt. Diese Vollmacht sollte die Betroffenenanfrage einschließen, ansonsten ist das Auskunftsersuchen gegenstandslos.
Anfrage nach E-Mails und Gerichtsurteile
Seit Kurzem ist die Anfrage nach E-Mails, die den Betroffenen betreffen ein häufiger Bestandteil der Betroffenenauskunft. Hierzu gibt es ein wegweisendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Der EuGH hat entschieden, dass auch E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, unter die Auskunftspflicht der DSGVO fallen. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, entsprechende E-Mails zu durchsuchen und relevante Informationen bereitzustellen.
Achtung: Es dürfen keine Rechte anderer natürlicher Personen verletzt werden und das berechtigte Interesse des Unternehmens bezüglich Geheimhaltung ist ebenfalls zu berücksichtigen.
Verarbeitungsverzeichnis als Basis
Die Grundlage für die Erfüllung der Betroffenenauskunft sollte das Verarbeitungsverzeichnis sein. Dieses Verzeichnis dokumentiert alle Datenverarbeitungsprozesse innerhalb des Unternehmens und hilft dabei, die angeforderten Informationen effizient zu identifizieren und bereitzustellen. Ein vollständiges und aktuelles Verarbeitungsverzeichnis ist daher unerlässlich.
Aufbau und Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses
Für den Aufbau des Verarbeitungsverzeichnisses gibt es zahlreiche Vorlagen, auch von uns.
Prüfen Sie nach dem Ausfüllen des Verarbeitungsverzeichnisses, ob Sie eine Betroffenenauskunft mit all den Muss-Vorgaben erteilen können. Aktualisieren Sie das Verzeichnis mindestens jährlich im Rahmen eines Audits.
Fazit
Durch die Kündigungsschutzklagen erhält das Verarbeitungsverzeichnis eine zusätzliche Bedeutung.
Aktualisieren Sie Ihr VVZ und überprüfen Sie es mindestens jährlich durch den Test einer Betroffenenauskunft.
Die Herausgabe von Emails kann angefordert werden, beachten Sie den Schutz in den Mails erwähnter Dritter und Ihre eigenen Geheimhaltungsbedürfnisse.
Sollten Sie Fragen haben, wir unterstützen Sie jederzeit gern.
Dieser Text wurde mit Unterstützung einer KI erstellt.
